一、办理流程

1. 材料准备：确认董事会决议原件完整（含决议事项、董事签字、决议日期，无涂改），提前整理董事任职证明等材料（详见 “二、所需材料”）；
2. 提交办理：
   • 线上：通过【通慧办】线上公证认证服务平台办理，步骤为：①企业账号注册并实名认证（上传营业执照副本）；②选择 “董事会决议贸促会认证” 服务；③按提示上传决议原件扫描件、董事名单等材料；④在线填写认证用途（如 “境外子公司注册”），完成核验与费用缴纳；
   • 线下：携带材料到企业所在地贸促会商事认证窗口提交，需提前 1-2 个工作日通过贸促会官网预约；
3. 领取认证件：线上通过【通慧办】办理，常规 3-5 个工作日可下载电子认证件（支持打印），纸质件可邮寄；线下办理需 5-7 个工作日，可自取或委托代领，领取时核对认证章、编号与决议信息一致性。

二、可办事项及所需材料

（一）核心可办事项

1. 境外投资决议认证（适用于境外设立分支机构、跨境并购，需注明投资金额、标的）；
2. 高管任免决议认证（适用于境外高管任职备案，需注明任免职务、任期）；
3. 股权变更决议认证（适用于境外股权交易，需注明股权比例、交易对价）。

必交材料：

1. 董事会决议原件（需全体董事签字或符合公司章程规定的签字比例，加盖企业公章）；
2. 企业营业执照原件及副本复印件（加盖公章）；
3. 董事任职证明材料（如公司章程中董事名单页、股东会选举董事决议复印件，加盖公章）；
4. 法定代表人身份证原件及复印件（委托代办需额外提供受托人身份证）；
5. 《商事认证申请表》（【通慧办】平台自动生成，线下需窗口领取填写，需法定代表人签字或盖公章）。

特殊情况补充：

• 委托代办：需提供企业盖章的《授权委托书》（注明 “董事会决议认证代办” 权限）；
• 缺席董事委托：需提供缺席董事的《授权委托书》（注明委托其他董事表决，签字有效）；
• 外资企业：需提供外商投资备案证明复印件（加盖公章）。

三、常见问答

1. Q：董事会决议签字董事人数未达公司章程要求，能办理认证吗？
   A：不能，需重新召开董事会并确保签字人数符合公司章程规定（如 “过半数董事签字”“三分之二以上董事签字”），再提交决议办理认证，避免境外机构认定决议无效。
2. Q：通过【通慧办】上传决议，需提交董事身份证吗？
   A：无需提交董事身份证，仅需上传 “董事任职证明”（证明签字人具备董事资格），平台会核验签字人与董事名单的一致性。
3. Q：认证后的决议有效期多久？
   A：与决议事项的执行周期一致，若决议未注明有效期，通常默认 1 年内有效，建议在决议作出后 6 个月内办理认证并推进境外事务。
4. Q：境外机构要求公证，需先做公证再办贸促会认证吗？
   A：无需额外公证，贸促会认证已具备商事文件真实性核验效力，若境外机构有特殊要求，可通过【通慧办】平台同步申请 “公证 + 认证” 一站式服务。